Die Jahresberichte der Arge HeLep sind seit 2005 nur noch an das zuständige hessische Ministerium (zur Zeit [2006] nennt es sich Hessisches Ministerium für Umwelt, ländlichen Raum und Verbraucherschutz oder HMULV, und es ist auch noch zuständig für Naturschutz) als dem Vertragspartner der Arge gerichtet; das HDLGN in Gießen [Name zwischenzeitlich geändert in „Hessen-Forst FIV, Abteilung Naturschutzdaten“; dieser Name hat sich noch häufiger geändert als der Ministeriumsname ...] sowie die Obere Naturschutzbehörde an den drei hessischen Regierungspräsidien erhalten nur die Datenfiles. Die Jahresberichte sind (neben den Verbreitungsdaten im „Natis“-Format) der jährliche Nachweis für unsere fachliche faunistische Tätigkeit im Rahmen der vertraglichen Zusammenarbeit auf der Basis der erteilten Beauftragung zur faunistischen Tätigkeit und der Ausnahmegenehmigungen zum Fang von besonders geschützten Schmetterlingsarten. 

Diese Jahresberichte werden von einem der Sprecher der Arge zusammengestellt und an die zuständigen Stellen sowie die FLAGH geschickt. 

Diese Jahresberichte basieren in erster Linie auf den von den Mitarbeitern jährlich zum 31. Januar für das vorangegangene Kalenderjahr abgegebenen Jahresberichten. 
Das klappte nicht immer; einige Mitarbeiter waren Berichte noch schuldig. Ab 2006 muß dies verbessert werden.Da manchem Mitarbeiter offenbar immer noch nicht ganz klar ist, wie der Jahresbericht aussehen soll, werden die aktuellen Regeln zum Abfassen des Jahresberichts für Mitarbeiter hier noch einmal ganz detailliert angegeben